'이 거래처, 올해 얼마어치 나갔더라' — 거래기록서를 거래처 이름으로 검색합니다

거래기록서는 법으로 갖춰야 하는 서류입니다. 하지만 갖추고 나면, 그다음부터는 가장 자주 다시 열어보는 장부가 됩니다.

서류를 만드는 것과 다시 찾는 것은 다른 일입니다

거래기록서 자체는 평소 운영만 하면 자동으로 쌓입니다(그 근거와 구조는 로스터리가 갖춰야 하는 서류 3가지에 정리해두었습니다). 문제는 그다음입니다.

월말 정산을 하거나, 미수를 확인하거나, 거래처에서 "지난 분기에 우리가 얼마나 받았죠"라고 물어올 때 — 필요한 건 전체 장부가 아니라 그 거래처 한 곳의 내역입니다.

지금까지는 이걸 보려고 엑셀을 내려받아 거래처로 정렬하고, 필터를 걸고, 합계를 다시 잡았습니다. 한 거래처를 확인하는 데 매번 같은 손질을 반복합니다.

이름만 넣으면 됩니다

거래기록서 화면에 거래처 검색을 더했습니다. 거래처 이름의 일부를 입력하면 그 거래처의 거래만 화면에 남습니다. 이름 전체를 정확히 칠 필요 없이 앞 글자 일부만 넣어도 됩니다.

중요한 건 걸러지는 게 목록만이 아니라는 점입니다.

• 매출·건수 지표가 그 거래처 기준으로 다시 계산됩니다.
• 엑셀 다운로드도 검색된 내역만 내려받습니다.

화면에 보이는 합계와 내려받는 파일이 언제나 같은 범위입니다. 화면은 이 거래처인데 파일은 전체가 받아지는 어긋남이 없습니다.

이름이 비어 있는 거래도 놓치지 않습니다

거래처 계정으로 들어온 주문이 아니라 자가 사용이나 내부 이관으로 처리된 건은 거래처명이 비어 있을 수 있습니다. 이런 건은 수취인 이름으로도 걸러지도록 했습니다. 장부에는 남아 있는데 검색에서만 사라지는 사각지대를 없앴습니다.

왜 이 작은 기능을 따로 말씀드리는가

정산은 한 달에 한 번이지만, "이 거래처 얼마 나갔지"는 훨씬 자주 확인합니다. 자주 하는 일에서 매번 엑셀을 여는 30초가 사라지면, 그 30초가 한 달이면 적지 않습니다.

로스팅은 대표님이 하십시오. 장부를 뒤지는 일은 넘기셔도 됩니다.