이번 주에 주문이 들어올 거래처를 미리 알 수 있다면

납품하는 로스터리에는 특유의 리듬이 있습니다. A 카페는 대략 2주에 한 번, B 카페는 열흘에 한 번. 대표는 이걸 대체로 알고 있습니다. 머릿속에.

문제는 거래처가 다섯 곳일 때는 기억할 수 있지만, 스무 곳이 되면 기억이 통계가 아니라 인상이 된다는 점입니다. 최근에 연락 온 곳은 선명하고, 조용한 곳은 흐려집니다. 그리고 조용한 곳이야말로 확인이 필요한 곳입니다.

이력은 이미 쌓여 있습니다

RoasteryFlow는 거래처별 평균 주문 주기를 분석해 이번 주와 다음 주에 주문이 예상되는 곳을 보여줍니다. 이건 새로 입력해서 만드는 데이터가 아닙니다. 주문을 관리하는 것만으로 이미 쌓인 이력에서 나옵니다.

여기서 두 가지가 달라집니다.

첫째, 생산 계획을 앞당길 수 있습니다. 이번 주에 들어올 것으로 보이는 주문이 있으면 생두 발주와 로스팅 스케줄을 미리 짤 수 있습니다. 주문이 온 다음에 급하게 볶는 것과, 예상하고 준비하는 것은 다릅니다.

둘째, 조용한 거래처가 보입니다. 평소 열흘 주기였던 곳이 3주째 조용하다면 신호입니다. 재고가 남았을 수도 있고, 다른 곳으로 옮겼을 수도 있습니다. 어느 쪽이든 알고 있는 편이 낫습니다. 이탈은 대개 통보로 오지 않습니다. 조용해지는 것으로 옵니다. 그리고 그 조용함을 알아채는 시점이 한 달 뒤라면, 이미 늦은 경우가 많습니다.

예측은 확정이 아닙니다

분명히 해둘 것이 있습니다. 이 예측은 참고 신호이지 확정된 주문이 아닙니다. 예측을 근거로 재고가 자동으로 움직이거나 서류에 반영되지 않습니다. 서류에 남는 것은 실제로 일어난 사실뿐입니다.

이 구분은 중요합니다. 법정 서류에 추정치가 섞이면 그건 더 이상 기록이 아닙니다.

거래처는 서류의 절반입니다

거래처와 출고 기록은 그 자체로 거래기록서(별표17 제1호 나목)의 원천입니다. 고객을 관리하는 일과 서류를 만드는 일이 별개가 아니라는 뜻입니다.

평소에 누구에게 무엇을 얼마나 보냈는지를 기록하면, 3년 보관해야 할 거래기록서는 이미 만들어져 있습니다. 거래처 관리를 위해 쓴 시간이 서류 시간까지 함께 갚아주는 셈입니다.